Những tháng đầu năm 2020, hoạt động của hệ thống Mặt trận gặp khá nhiều khó khăn do tình hình dịch bệnh Covid - 19 xảy ra và diễn biến vô cùng phức tạp, khó lường. Do tác động của dịch bệnh Covid-19 đã ảnh hưởng nhiều đến tình hình phát triển kinh tế - xã hội của Thành phố nói riêng và cả nước nói chung. Chấp hành nghiêm chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về thực hiện giãn cách xã hội, phòng chống dịch Covid - 19, hệ thống Mặt trận đã khắc phục khó khăn chung trong thời điểm dịch bệnh bùng phát, phát huy sức mạnh, chuyển đổi phương thức hoạt động tuyên truyền từ trực tiếp sang trực tuyến.

Để đảm bảo kịp thời công tác tuyên truyền, đặc biệt là tuyên truyền phòng chống dịch Covid - 19, Ban Thường trực Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Thành phố đã tập trung phát huy công năng hệ thống thiết bị, kỹ thuật viễn thông do Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội cung cấp dịch vụ, kết nối giữa điểm cầu đặt tại trụ sở cơ quan Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam với Ủy ban MTTQ Việt Nam 63 tỉnh, thành phố và Trung tâm Bồi dưỡng cán bộ và Nghiên cứu khoa học MTTQ Việt Nam, Ban công tác phía Nam. Đồng thời, đề xuất Ủy ban nhân dân Thành phố thiết lập hệ thống trực tuyến giữa Mặt trận Tổ quốc Thành phố với 24 quận huyện. Việc sử dụng cả hai hệ thống trực tuyến này cho phép người sử dụng từ nhiều điểm cầu khác nhau có thể trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh tại hội nghị, hạn chế đối đa việc tụ tập đông người, đảm bảo thực hiện giãn cách xã hội trong mùa dịch Covid mà vẫn kịp thời triển khai hoạt động trong hệ thống Mặt trận.

Từ những ưu điểm trong sử dụng hệ thống trực tuyến, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Thành phố đã tổ chức Hội nghị triển khai trực tuyến đến các tổ chức chính trị - xã hội, MTTQ Việt Nam quận, huyện, phường, xã, thị trấn và Ban công tác Mặt trận khu phố, ấp hướng dẫn giám sát công tác tuyên truyền, vận động nhân dân về phòng, chống và ứng phó với dịch bệnh Covid - 19; hướng dẫn công tác phối hợp triển khai các gói hỗ trợ người dân gặp khó khăn do đại dịch Covid - 19 và giám sát việc thực hiện các chính sách hỗ trợ của Chính phủ và Thành phố đối với những nhóm đối tượng lao động bị ảnh hưởng do dịch bệnh Covid - 19 trên địa bàn Thành phố. Thông qua hệ thống trực tuyến, công tác giao ban định kỳ hàng tháng cũng không bị ảnh hưởng, kịp thời thông tin tình hình đến hệ thống Mặt trận quận huyện, Thành phố Thủ Đức.

Việc chuyển đổi phương thức hoạt động thông qua tổ chức hội nghị trực tuyến đã mang lại nhiều thành công trong công tác tuyên truyền, triển khai thực hiện. Thông tin được chuyển tải nhanh hơn, kịp thời đến hệ thống Mặt trận Quận, huyện, Thành phố Thủ Đức, đến 312 phường, xã, thị trấn. Điều này một lần nữa khẳng định việc sử dụng hệ thống hội nghị trực tuyến của Mặt trận nhằm ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn trong hoạt động trong hệ thống MTTQ Việt Nam; bảo đảm thông tin nhanh, chính xác; thực hành tiết kiệm trong tổ chức các hoạt động của MTTQ Việt Nam.

Uỷ ban MTTQ Việt Nam thành phố Hồ Chí Minh tham dự Hội nghị trực tuyến

Cùng với việc đưa vào vận hành hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến, Mặt trận các cấp của Thành phố đang ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, thúc đẩy chuyển đổi số, nhằm nâng cao hiệu quả công tác mặt trận. Nhằm khắc phục thực trạng “định biên ít - nội dung nhiều”, thực hiện Chỉ thị số 17-CT/TU ngày 27 tháng 8 năm 2022 của Thành ủy Thành phố Hồ Chí Minh về đẩy mạnh công tác chuyển đổi số và xây dựng Thành phố Hồ Chi Minh trở thành đô thị thông minh, Ủy ban MTTQ Việt Nam Thành phố đã tập trung ứng dụng nhiều điểm mới trong công nghệ thông tin phục vụ nâng chất công tác Mặt trận, nâng chất lượng cán bộ.

Hiện nay, cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam Thành phố đã đưa vào sử dụng ứng dụng khai thác thông tin thông qua Hệ thống lưu trữ dữ liệu tập trung (NAS), theo đó toàn bộ dữ liệu lưu trữ của cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam Thành phố (ngoại trừ các dữ liệu Mật) bên cạnh việc lưu trữ trên máy chủ sẽ được chuyển lên hệ thống lưu trữ dữ liệu tập trung, từ đó dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện trong việc quản lý, truy cập và sử dụng dữ liệu ở nhiều nơi, nhiều thời điểm khác nhau. Ngoài ra, MTTQ Thành phố đã triển khai việc đăng ký chữ ký số cho cán bộ công chức cơ quan. Thông qua việc khai thác dữ liệu trên hệ thống NAS, lãnh đạo cơ quan MTTQ Thành phố kịp thời nắm bắt hoạt động tại cơ quan, khai thác dễ dàng, nhanh chóng, phát huy tối đa, hiệu quả dữ liệu dù không có mặt tại cơ quan; việc xử lý văn bản, họp trực tuyến được phát huy tối đa đúng tinh thần “Văn phòng không giấy”.

Bên cạnh đó, xác định việc số hóa kho lưu trữ tài liệu tại cơ quan là hết sức cần thiết để thực hiện lưu trữ, trích xuất, sử dụng các thông tin trong giai đoạn hiên nay. Việc số hóa tài liệu nhằm tạo lập bản sao tài liệu dưới dạng điện tử để phục vụ khai thác thay cho sử dụng tài liệu gốc, góp phần kéo dài tuổi thọ tài liệu gốc. Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam Thành phố đã tiến hành thực hiện số hóa kho lưu trữ tài liệu cơ quan; toàn bộ tài liệu kho lưu trữ từ năm 1993 đến nay được chuyển đổi sang file PDF để lưu trữ, trích xuất và sử dụng; công trình đã hoàn thành và đưa vào sử dụng từ quý 3 năm 2023; phấn đấu chuyển đổi số các tài liệu đã được số hóa (tài liệu số hóa được sử dụng chữ ký số để chứng thực lưu trữ) trong năm 2024.

Với những nỗ lực của mình, cán bộ công chức cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam Thành phố Hồ Chí Minh đã tập trung cải tiến phương thức lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán, thực hiện mã hóa hồ sơ, chuyển đổi số chứng từ tiền - hàng ủng hộ; đặc biệt giai đoạn Thành phố tiếp nhận hỗ trợ phục vụ công tác phòng, chống dịch Covid-19; qua đó phục vụ công tác kiểm toán trong năm 2022 nhanh chóng, chính xác; khi cần thiết sẽ trích xuất chứng từ nhanh, đầy đủ, đúng đối tượng. Hồ sơ lưu chứng từ của công tác phòng, chống dịch Covid-19 được mã hóa theo đối tượng quản lý (tỉnh thành, cơ quan - đơn vị, doanh nghiệp, cá nhân…), lưu trữ theo nội dung và thời gian nên khi trích xuất nhanh chóng, chính xác; việc theo dõi hồ sơ quyết toán cũng đảm bảo, bổ sung kịp thời những nội dung còn thiếu, tránh thất thoát hồ sơ, dữ liệu. Việc mã hóa, chuyển đổi số các chứng từ giúp công tác kế toán giảm thời gian trích lục khi cần thiết, kiểm soát chặt chẽ hồ sơ, theo dõi thanh quyết toán đầy đủ, kịp thời.

Xác định công tác tuyên truyền là nhiệm vụ quan trọng, theo đó việc tiếp cận, chuyển tải các thông tin đến người dân một cách nhanh chóng, chính xác sẽ giúp người dân nắm và hiểu hết các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước; Ủy ban MTTQ Việt Nam Thành phố tiếp tục triển khai nâng cấp Trang tin điện tử, theo đó tiếp tục phối hợp với công ty tư vấn kỹ thuật và Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện các bước vận hành trang thông tin điện tử để đảm bảo an toàn thông tin và an ninh mạng; nâng chất, cải tiến về giao diện và các chức năng đăng tin bài thu hút theo dõi của đông đảo người dân. Đến nay trang tin điện tử, trang facebook Mặt trận TP. Hồ Chí Minh đã tiếp cận hơn 15.000 lượt truy cập, theo dõi và yêu thích. Đồng thời, để hoạt động ngày càng đi vào quy cũ, nề nếp, nâng cao chất lượng hoạt động của Mặt trận, MTTQ Thành phố đã tập huấn cho lực lượng cộng tác viên về công tác truyền thông, viết tin bài, tham gia gửi và đăng tin trên trang tin điện tử nhằm làm phong phú hơn hoạt động tại địa phương.

MTTQ Thành phố đã tìm tòi, xây dựng ứng dụng chạy trên các thiết bị thông minh đi động thông qua công cụ Glide apps, giới thiệu các tác phẩm về cuộc đời, sự nghiệp và những bài học về tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh; những tấm gương về học theo Bác… với kho dữ liệu phong phú về tài liệu, hình ảnh, phim tư liệu, âm nhạc và đặc biệt là các bản ghi âm những bài phát biểu của Bác trong các sự kiện quan trọng… Ứng dụng giúp tránh gây lãng phí trong thực hiện xây dựng “Không gian văn hóa Hồ Chí Minh” và cán bộ đảng viên, công chức dễ dàng tiếp cận với các tài liệu, tác phẩm, câu chuyện về tấm gương đạo đức, phong cách của Bác chỉ bằng cách quét mã QR để cài đặt chương trình vào thiết bị di động thông minh của mình. Qua đó, tạo sự lan tỏa và phát huy tính hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm trong việc xây dựng không gian văn hóa Hồ Chí Minh đối với cán bộ, đảng viên, công chức trong cơ quan UBMTTQ Việt Nam Thành phố.

Thực hiện tinh thần cải cách hành chính, giảm tải cho cơ sở, nâng chất lượng tham mưu, hiệu quả công việc, Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam Thành phố đã cải tiến phương thức tổng hợp báo cáo từ quận, huyện, thành phố Thủ Đức thông qua ứng dụng “MTTQ.TP…” từ tháng 4 năm 2022 đến nay (chạy trên tất cả các thiết bị di động thông minh (AnDroid, IOS) và trên PC, Laptop) được phát triển từ công cụ Glidepages tích hợp sử dụng Google Form, Google Spreadsheets, và được lưu trữ trên (đám mây) Google Drive. Qua đó, thực hiện tinh thần cải cách hành chính, giảm tải cho cơ sở. Hệ thống MTTQ quận, huyện, thành phố Thủ Đức thực hiện báo cáo tuần theo cách thức điền mẫu, vừa nhanh, gọn, khoa học, tránh mất thời gian, hành chính hóa. Báo cáo tháng được upload lên ứng dụng MTTQ.TP-2022, dễ dàng trong công tác tổng hợp, thống kê. Ứng dụng nhằm nâng chất công tác tham mưu, giảm tải cho cơ sở trong công tác thông tin, báo cáo; giảm thời gian tổng hợp, nâng chất lượng tham mưu. MTTQ quận, huyện, thành phố Thủ Đức vừa quản lý (lãnh đạo) vừa chủ động thực hiện báo cáo (người thực hiện), tiết kiệm thời gian hành chính, báo cáo, thêm thời gian đi cơ sở. Mặt trận Thành phố thực hiện tổng hợp nhanh, ghi nhận chính xác tình hình báo cáo trong hệ thống; bình quân rút ngắn thời gian làm báo cáo tuần từ 2 giờ thành 1 giờ, dành thời gian nghiên cứu các nội dung tham mưu cho Ban Thường trực.

Với những nỗ lực không ngừng, cùng với những bước chuyển mình của cả hệ thống chính trị trong giai đoạn mới, khắc phục khó khăn, tiếp tục vươn lên xây dựng nhiều nội dung đổi mới, sáng tạo, trong thời gian tới, hệ thống Mặt trận Thành phố Hồ Chí Minh tiếp tục phát huy kết quả đã đạt được, khai thác triệt để, đẩy mạnh công tác chuyển đổi số và xây dựng đô thị thông minh giai đoạn 2022 - 2025, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ sở trong thực hiện nhiệm vụ, tiết kiệm kinh phí, thời gian, đổi mới phương thức hoạt động nằm nâng cao chất lượng công tác Mặt trận tham gia xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền. Tin tưởng vào những nỗ lực của mình, Mặt trận sẽ chung vai, sát cánh, góp phần thực hiện xây dựng chính quyền số và xây dựng Thành phố Hồ Chí Minh thành đô thị thông minh.

Hoàng Mai Quỳnh Hoa/Uỷ ban MTTQ thành phố Hồ Chí Minh